Après avoir bien brainstormè et identifié les éléments clefs répondant aux objectifs donnés, il faut désormais opérer des choix stratégiques, ceux-là même qui répondent au mieux aux objectifs stratégiques et budgétaires.
Le choix du concept événementiel et de son «fil rouge», aussi appelé le «fil conducteur» de votre événement —c’est-à-dire l’idée, la chose qui conduit et guide vos choix — est l’une des étapes les plus déterminantes dans la préparation de votre projet événementiel. Vous devez déterminer les messages principaux dont vous voulez que les participants se souviennent ll faut préciser les contenus créatifs qui vous aideront à atteindre cet objectif, à travers un thème, une signature, des animations…
C’est donc aussi un véritable travail de recherche.
La communication de l’événement
Vous devez bien réfléchir à votre stratégie de communication. Globalement, il faut utiliser les réseaux sociaux, un site d’ annonce évènement comme l’excellent Eventy.fr et faire des communiqués de presse.
Eventy.fr est un nouveau site. Le concept est simple mais très efficace. Trop souvent, les personnes qui cherchent quoi faire un week-end manque d’informations et ne sont pas au courant des concerts, spectacles ateliers et matchs de sport. Le site Eventy recense à peu près tout les événements proche de chez vous. Si vous êtes organisateur d’évènement, nous vous recommandons d’utiliser ce système digital de communication pour votre événement.
Le thème de l’événement
Le thème de l’événement est l’idée, la matière, le sujet qui sera développé. Il en devient l’invitation… au travail, à la réflexion ou à la fête. À moins que la thématique ne vous soit donnée de part le nom même de l’événement (conférence sur l’avenir de l’agriculture européenne, par exemple), vous devez en déterminer une, en cohérence avec les objectifs. C’est pourquoi, il faut impérativement connaître les thèmes qui ont déjà été proposés, jusqu’aux lieux, aux intervenants, animations, type de restauration. Bref, il s’agit de récolter un maximum d’informations pour ne pas refaire ou proposer une même histoire I Renseignez-vous sur les faits marquants passés ou à venir qui vous amèneront à vous donner des idées, pénétrer le cœur de la stratégie de l’entreprise, son histoire, son essence, son esprit, ses attentes… Faites une analyse de l’environnement dans lequel l’entreprise évolue et consultez avec beaucoup d’attention les différents services concernés. Pesez le pour et le contre de chaque piste de travail, notamment en analysant les points positifs et négatifs des évènements organisés par le passé. Peut-être y a-t-il eu un lancement de produit, une augmentation des effectifs de l’entreprise ou de la force de vente, un nouveau président, une fusion-acquisition… En somme, des évènements qui nécessitent une réorientation et une mise au point.
N’hésitez pas à prendre le temps nécessaire pour bien cerner les objectifs.
Suivant l’objet de l’évènement vous pourrez accompagner le thème de plusieurs messages que vous estimez utile d’adresser à votre cible. En particulier, le premier message sera apporté par le nom même de l’évènement, que vous êtes censé aussi présenter dans votre proposition. Le thème d’une convention ou d’un séminaire aura comme principal objectif de mettre en exergue des mots en adéquation avec les objectifs mêmes de la convention, c’est-à-dire le fond. Alors que pour une soirée ou un concert , le thème et la signature proposeront une invitation à faire la fête, à s’amuser.